Gestionar clientes y recordatorios

El módulo de Clientes te permite mantener una base de datos de tus compradores frecuentes, asignarles crédito, adjuntar archivos (contratos, IDs) y programar recordatorios de seguimiento. Tener clientes registrados también agiliza la venta al autocompletar sus datos en el POS.

Antes de empezar

• Necesitas el permiso de Clientes asignado en tu rol.
• Para usar créditos, el módulo de Crédito debe estar activo en tu cuenta.

Registrar un cliente nuevo

1. Ve a Clientes → Clientes → Clientes (/view_manage_clients).
2. Haz clic en Crear cliente.
3. Completa los campos:
   • Nombre completo (nombre_cliente) — nombre o razón social del cliente. Requerido.
   • Dirección (direccion_cliente) — dirección física, zona u otra referencia.
   • DPI (dpi_cliente) — Documento Personal de Identificación (opcional, útil para ventas a crédito).
   • Teléfono (telefono1_cliente) — número principal de contacto.
   • NIT (nit_cliente) — NIT para facturación electrónica. Si el cliente pide factura a su nombre, este campo es obligatorio.
4. Si necesitas adjuntar archivos (copia de DPI, contrato), usa la sección Archivos para subirlos.
5. Haz clic en Guardar.

Tip: Si el cliente tiene NIT, regístralo desde el inicio. Así, cuando pida factura, el sistema la emite automáticamente con sus datos sin tener que buscarlo.

Buscar y filtrar clientes

En Manejo de clientes puedes:

• Buscar por nombre, teléfono o NIT usando la barra de búsqueda.
• Filtrar por Estado (Activo / Inactivo).
• Filtrar por Crédito (Con crédito / Sin crédito).
• Filtrar por Archivos (Con archivos / Sin archivos).
• Filtrar por Fecha de registro para ver clientes nuevos en un período.

Usar un cliente en el POS

Al momento de vender:

1. En el punto de venta, busca el campo Cliente en la parte superior del carrito.
2. Escribe el nombre o teléfono del cliente.
3. Selecciónalo de la lista desplegable.
4. El sistema precarga su nombre y NIT para la factura.

Tip: Si el cliente compra a crédito, el sistema valida que tenga saldo disponible antes de procesar la venta.

Asignar crédito a un cliente

1. En la lista de Clientes, localiza el cliente y haz clic en Créditos.
2. En el modal, haz clic en Nuevo crédito.
3. Define el monto del crédito, la fecha de vencimiento y notas adicionales.
4. Guarda.

Registrar un abono:

1. Abre el modal de Créditos del cliente.
2. Localiza el crédito activo y haz clic en Abonar a crédito.
3. Ingresa el monto del abono y el método de pago. Guarda.
4. O usa Abono Global si el cliente paga varios créditos a la vez.

Nota: Los créditos activos, pagados y el historial de abonos se consultan en el mismo modal con los filtros Activos / Pagados / Todos.

Programar recordatorios

1. En la lista de Clientes, haz clic en Recordatorios junto al cliente.
2. Haz clic en Nuevo recordatorio.
3. Completa:
   • Descripción — qué debe recordar (ej. "Llamar para confirmar entrega", "Cobrar cuota de noviembre").
   • Fecha y hora — cuándo quieres que te avise el sistema.
   • Colaborador asignado — quién debe atender este recordatorio.
4. Guarda.

Los recordatorios pendientes también se consultan desde Análisis → Consultas → Recordatorios (/view_consults_reminders).

Editar o inactivar un cliente

• Editar: haz clic en Editar junto al cliente, modifícalo y guarda.
• Inactivar: usa Eliminar. Si el cliente tiene historial de ventas o créditos, el sistema lo marcará como inactivo en lugar de borrarlo definitivamente.

⚠️ Advertencia: No es posible eliminar definitivamente un cliente con ventas o créditos registrados. Inactivarlo es suficiente para que no aparezca en el POS ni en búsquedas.

Problemas comunes

¿Tienes preguntas? Escríbenos por WhatsApp 5650 1381, llama al PBX 2490 1711 o envíanos un correo a hola@mindy.gt (L-V 8:00–17:00).