Un colaborador es cualquier persona que usa Mindy en su negocio: cajeros, vendedores, administradores o encargados de bodega. Cada colaborador tiene un rol que define exactamente a qué módulos y acciones puede acceder dentro del sistema.
Antes de empezar
- Solo el administrador del sistema puede crear o editar colaboradores.
- Antes de crear colaboradores, asegúrate de tener los roles configurados según los puestos de trabajo de tu negocio.
- Cada colaborador necesita una dirección de correo electrónico válida para recibir su invitación de acceso.
Crear un colaborador nuevo
- Ve a Recursos Humanos → Colaboradores → Colaboradores (
/view_manage_employees). - Haz clic en Crear colaborador.
- Completa las pestañas del formulario:
Pestaña 1 — Información básica
- Nombre completo (
nombre_completo) — nombre y apellido del colaborador. - Dirección (
direccion_empleado) — dirección de residencia (opcional). - Teléfono (
telefono_empleado) — número de contacto. - Rol — selecciona el rol que determina los permisos de este colaborador.
Haz clic en Siguiente.
Pestaña 2 — Asignaciones
- Sucursales — selecciona en qué sucursales puede trabajar. Puedes asignar más de una.
- Cajas — selecciona las cajas registradoras que puede operar. Solo puede abrir/cerrar las cajas asignadas.
- Cajas chicas — si maneja fondos de caja chica, asigna cuáles puede usar.
Haz clic en Siguiente.
Pestaña 3 — Ajustes adicionales (según módulos activos)
- CRM — asigna el embudo de ventas y el cupo de conversaciones de WhatsApp.
- KDS — si tiene restaurante, asigna las estaciones de cocina.
- Ruta por defecto — define a qué pantalla llega el colaborador al iniciar sesión (ej. POS, Inventario, CRM).
Haz clic en Guardar.
- El sistema envía una invitación por correo al colaborador con sus credenciales de acceso.
Tip: Para cajeros, asigna solo las cajas y sucursales de su puesto. Así evitas que vean movimientos de otras sucursales.
Editar un colaborador
- En Recursos Humanos → Colaboradores → Colaboradores, localiza al colaborador.
- Haz clic en Editar, modifica lo necesario y guarda.
Nota: Si cambias el rol de un colaborador, los nuevos permisos aplican a partir de su próxima sesión.
Inactivar o eliminar un colaborador
- Inactivar: edita al colaborador y cambia el Estado a Inactivo. Ya no podrá iniciar sesión pero su historial se conserva.
- Eliminar: usa el botón Eliminar. Si el colaborador tiene ventas registradas, el sistema solo lo inactivará.
⚠️ Advertencia: Nunca elimines un colaborador que haya procesado ventas. Inactivarlo conserva la integridad de sus reportes.
Control de asistencia
Si tienes el módulo de Asistencia activo:
- Registro: el colaborador va a Recursos Humanos → Asistencia → Asistencias (
/view_attendance_checkin) y registra su entrada o salida. - Consulta: el administrador ve todos los registros en Asistencia (
/view_attendance). - Reporte: disponible en Análisis → Reportes → Asistencias (
/view_reports_attendance) con totales de horas por período.
Comisiones
Si pagas comisiones según ventas:
- Ve a Recursos Humanos → Nómina → Comisiones (
/view_employees_comissions). - Configura el porcentaje por colaborador o categoría de producto.
- El reporte de comisiones calcula automáticamente lo que corresponde a cada colaborador en el período.
Problemas comunes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| El colaborador no recibió el correo | Correo incorrecto o fue a spam | Verifica el correo ingresado y pide revisar la carpeta de spam |
| No puede acceder a un módulo | Su rol no tiene ese permiso | Edita el rol y agrega el permiso desde Recursos Humanos → Colaboradores → Roles |
| No aparece la pestaña de CRM o KDS | Esos módulos no están activos | Contacta a soporte para activar los módulos |
| Ve cajas de otra sucursal | Tiene cajas de más asignadas | Ajusta las cajas en la pestaña de Asignaciones |
¿Tienes preguntas? Escríbenos por WhatsApp 5650 1381, llama al PBX 2490 1711 o envíanos un correo a hola@mindy.gt (L-V 8:00–17:00).