Cada vez que ajusta el stock de un producto, Mindy le pide un motivo. Registrar el porqué de cada cambio le permite distinguir una merma real de un error de captura, llevar estadística de pérdidas y auditar quién hizo cada movimiento.
Antes de empezar
- Necesita el permiso de Inventario con acceso a ajustes asignado en su rol.
- Haga un conteo físico del producto antes de ajustar, para saber la cantidad correcta.
- Tenga clara la causa del ajuste: robo, daño, vencimiento, error de conteo, etc.
Hacer un ajuste con motivo
- Vaya a Artículos → Ajuste de inventario (
/view_manage_items). - Busque y seleccione el producto que desea ajustar.
- Ingrese la cantidad correcta o la cantidad a aumentar/disminuir, según el tipo de ajuste.
- Elija el motivo del ajuste de la lista (robo, daño, vencimiento, error de conteo, merma, etc.).
- Agregue una nota si necesita detallar el caso.
- Haga clic en Guardar.
El stock se actualiza de inmediato y el ajuste queda registrado con fecha, motivo y colaborador responsable.
Advertencia: El ajuste modifica las existencias de forma permanente. Verifique la cantidad y el motivo antes de guardar; corregir un ajuste mal hecho requiere otro ajuste.
Por qué importa registrar el motivo
- Distingue merma de error: un ajuste por "daño" no es lo mismo que uno por "error de conteo". El motivo le dice si perdió producto o solo corrigió un dato.
- Estadística de pérdidas: al clasificar por motivo, puede medir cuánto pierde por robo, cuánto por vencimiento y cuánto por daño.
- Auditoría: cada ajuste guarda quién lo hizo y cuándo, lo que desincentiva manipulaciones.
- Decisiones de compra: si un producto se daña con frecuencia, quizá deba comprar menos o cambiar su manejo.
Tip: Use notas descriptivas en los ajustes grandes. "Robo detectado en arqueo del 12/06, 5 unidades" es mucho más útil que un ajuste sin contexto.
Revisar los ajustes registrados
Para auditar las pérdidas y los cambios de stock:
- Consulte el historial de movimientos (kardex) del producto en Inventario (
/view_inventory). - Filtre por tipo de movimiento "ajuste" para ver solo las correcciones.
- Revise el motivo y el responsable de cada uno.
- Para un análisis por motivo, use los reportes de mermas y ajustes de su panel de análisis.
Buenas prácticas
- Ajuste siempre contra un conteo físico, nunca "a ojo".
- Use el motivo más específico posible; evite usar "error" para todo.
- Limite el permiso de ajuste a personas de confianza.
- Revise periódicamente los ajustes para detectar patrones de pérdida.
Problemas comunes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No aparece la opción de ajuste | Falta el permiso de ajuste de inventario | Solicite el permiso al administrador |
| No sé qué motivo elegir | La causa no es clara | Use "error de conteo" solo si fue un dato mal capturado; reserve "robo", "daño" y "vencimiento" para pérdidas reales |
| El ajuste quedó mal | Se ingresó una cantidad equivocada | Haga un nuevo ajuste que corrija la diferencia, con su motivo y nota |
| No veo quién hizo un ajuste | No revisó el historial correcto | Abra el kardex del producto y revise la columna de responsable |
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