Arrancar con el stock correcto es la base de un inventario confiable. Si carga bien sus existencias iniciales, evitará descuadres y dolores de cabeza desde el primer día. Esta guía le muestra cómo hacerlo, producto por producto o de forma masiva.
Antes de empezar
- Realice un conteo físico completo de su mercadería antes de empezar a cargar.
- Tenga listos los costos y precios de venta de cada producto, además de la cantidad.
- Si maneja varias sucursales o bodegas, defina cuánto stock va en cada ubicación.
- Necesita el permiso de Inventario con acceso a creación de artículos.
Cargar stock al crear cada producto
Para catálogos pequeños o productos nuevos:
- Vaya a Artículos (
/view_manage_items) y haga clic en Nuevo artículo. - Complete nombre, código de barras, precio de venta y costo.
- En el campo de existencia inicial, ingrese la cantidad que contó físicamente.
- Si maneja bodegas, indique la existencia por ubicación.
- Guarde el artículo.
Tip: No deje el costo en cero. El costo inicial es lo que Mindy usará para calcular sus márgenes y el valor de su inventario; corregirlo después es más laborioso.
Carga masiva para muchos productos
Si tiene cientos de productos, cargarlos uno por uno no es práctico:
- Vaya a Inventario (
/view_inventory) y busque la opción de carga masiva o importar. - Descargue la plantilla.
- Llene la plantilla con nombre, código, precio, costo y la columna de stock (existencia inicial).
- Para productos por ubicación, indique la bodega o sucursal correspondiente.
- Cargue el archivo y revise la vista previa antes de confirmar.
- Confirme la importación.
Tip: Cargue primero un lote pequeño de prueba (5-10 productos) para validar que la plantilla quedó bien antes de importar todo el catálogo.
Verificar el valor del inventario al terminar
Una vez cargado todo, valide que el resultado tenga sentido:
- Revise el valor total de inventario (existencia × costo) en sus reportes.
- Compárelo con su estimación contable o con lo invertido en mercadería.
- Si el valor es muy distinto al esperado, busque productos con costo en cero o cantidades mal capturadas.
- Haga un muestreo: tome 10 productos al azar y compare el sistema contra el físico.
Recomendaciones clave
- Cuente antes de cargar: nunca capture cantidades "de memoria".
- Verifique precios y costos junto con el stock; es el mejor momento para dejarlos correctos.
- Cargue por ubicación si maneja varias bodegas o sucursales.
- No cargue dos veces: evite hacer un ingreso de mercadería sobre productos que ya tienen stock inicial cargado, o duplicará existencias.
Problemas comunes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| El stock quedó duplicado | Se cargó stock inicial y además un ingreso de mercadería | Haga un ajuste para corregir la diferencia, con su motivo |
| El valor de inventario sale muy bajo | Varios productos tienen costo en cero | Edite esos productos y cargue su costo real |
| El stock no coincide con el físico | El conteo se hizo después de comenzar a vender | Recuente y ajuste contra el conteo actualizado |
| La carga masiva da error | La plantilla tiene columnas o formatos incorrectos | Revise que el archivo respete la plantilla y los formatos de cada columna |
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