El módulo de Proveedores te permite registrar a las empresas o personas de quienes compras mercadería, gestionar distribuidores intermediarios y crear pedidos de compra formales para llevar un control claro de qué ordenó, cuándo debe llegar y a qué costo.
Antes de empezar
- Necesitas los permisos providers/view y providers/manage para gestionar proveedores y distribuidores.
- Para crear y consultar pedidos de compra, necesitas además providers/orders/view y providers/orders/manage.
- Si no ves el menú de Proveedores, solicita al administrador que revise tu rol.
Proveedores vs. Distribuidores
| Concepto | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proveedor | Empresa o persona de quien compras mercadería directamente | Fábrica de calzado, mayorista de abarrotes |
| Distribuidor | Intermediario que entrega pedidos de múltiples proveedores | Distribuidora de lácteos, empresa de reparto regional |
Ambos se administran de forma similar, pero en secciones separadas del menú.
Agregar un proveedor
- Ve a Inventario → Proveedores → Proveedores (
/view_manage_providers). - Haz clic en Nuevo proveedor.
- Completa los campos:
- Nombre — razón social o nombre comercial del proveedor. Requerido.
- NIT — NIT del proveedor, necesario para registrar gastos con FEL.
- Teléfono y Correo — datos de contacto.
- Contacto — nombre de la persona de contacto (vendedor, ejecutivo de cuenta).
- Dirección — ubicación física del proveedor.
- Banco y número de cuenta — para facilitar pagos o transferencias.
- Notas — condiciones comerciales, días de entrega, mínimos de pedido u observaciones adicionales.
- Haz clic en Guardar.
Tip: Registra el NIT del proveedor desde el inicio. Así, cuando registres un gasto o pago a ese proveedor, el sistema ya tiene los datos para la factura de gasto FEL.
Agregar un distribuidor
El proceso es idéntico al de proveedores:
- Ve a Inventario → Proveedores → Distribuidores (
/view_manage_distributors). - Haz clic en Nuevo distribuidor y completa los mismos campos.
- Guarda.
Asociar un proveedor a un producto
En la ficha de cada producto puedes indicar quién lo suministra:
- Ve a Inventario → Artículos y abre el producto que deseas editar.
- En el campo Proveedor principal, selecciona el proveedor correspondiente.
- Guarda el producto.
Esto facilita los pedidos de reabastecimiento y el control de costos por proveedor.
Tip: Asignar el proveedor principal a tus productos te permite filtrar rápidamente qué artículos compras a cada proveedor cuando creas un pedido.
Crear un pedido de compra
Un pedido de compra es una orden formal que le indica al proveedor qué artículos necesitas y en qué cantidad.
- Ve a Inventario → Proveedores → Pedidos (
/view_manage_providers_orders). - Haz clic en Nuevo pedido.
- Selecciona el proveedor al que va dirigido el pedido.
- Agrega los artículos y las cantidades solicitadas.
- Define la fecha de entrega esperada.
- Haz clic en Guardar.
El pedido queda en estado Pendiente hasta que llegue la mercadería.
Recibir la mercadería contra un pedido
Cuando el proveedor entrega el pedido, debes registrar la entrada en el sistema:
- Ve a Inventario → Artículos → Ingreso de mercadería (
/view_inventory_receive). - Selecciona el pedido de compra correspondiente.
- Verifica las cantidades recibidas y actualiza el costo de compra si cambió.
- Confirma el ingreso.
El sistema actualiza automáticamente las existencias de cada artículo recibido.
⚠️ Importante: No registres el ingreso de mercadería directamente sin asociarlo al pedido si ya creaste uno. De lo contrario, el pedido permanecerá como "Pendiente" aunque ya recibiste la mercadería.
Problemas comunes
| Problema | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No veo el menú Inventario → Proveedores | No tienes el permiso providers/view |
Solicita al administrador que lo asigne a tu rol |
| No puedo crear pedidos | Falta el permiso providers/orders/manage |
El administrador debe agregar ese permiso a tu rol |
| El pedido sigue en "Pendiente" tras recibir mercadería | El ingreso no se asoció al pedido | Ve a Ingreso de mercadería y vincula el ingreso al pedido desde allí |
| No encuentro el proveedor al crear un pedido | El proveedor fue guardado como distribuidor | Revisa en la sección Distribuidores o crea el proveedor en la sección correcta |
| El NIT del proveedor no valida | El NIT ingresado es incorrecto | Verifícalo en el portal de la SAT antes de guardarlo |
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