Le pides mercadería a un proveedor por teléfono o WhatsApp, y cuando llega, alguien la recibe y la mete al inventario como pueda: a veces sin actualizar el costo, a veces sin confirmar que llegó completa. Un control de compras ordenado evita ambos problemas.
Proveedor no es lo mismo que distribuidor
- Proveedor: la empresa o persona de quien compras mercadería directamente, como una fábrica o un mayorista.
- Distribuidor: un intermediario que entrega pedidos de varios proveedores, como una distribuidora regional.
Llevar el registro separado te ayuda a saber exactamente a quién le compraste algo cuando necesitas reclamar una entrega o negociar condiciones.
Qué necesita la ficha de un proveedor
- Nombre o razón social.
- NIT, indispensable si vas a registrar gastos con factura electrónica.
- Teléfono, correo y nombre de la persona de contacto.
- Banco y cuenta, para facilitar pagos.
- Notas de condiciones comerciales: días de entrega, mínimos de pedido, forma de pago acordada.
Por qué un pedido de compra formal, y no solo un mensaje de WhatsApp
Un pedido de compra dentro del sistema indica qué artículos pediste, en qué cantidad y para cuándo esperas que lleguen. Queda en estado "pendiente" hasta que confirmes la recepción — así, si preguntas "¿qué me falta por recibir?", la respuesta está en el sistema, no en tu memoria o en un chat de hace dos semanas.
El paso que más se salta: recibir contra el pedido
Cuando llega la mercadería, el error más común es registrarla como un ingreso suelto en vez de ligarla al pedido de compra correspondiente. Si haces eso, el pedido se queda marcado como "pendiente" para siempre, aunque ya tengas todo en bodega — y pierdes el rastro de qué pediste contra qué recibiste.
Al recibir contra el pedido, en cambio, confirmas las cantidades, actualizas el costo si cambió, y el inventario se ajusta automáticamente sin doble captura.
Asigna un proveedor principal a cada producto
Esto te deja filtrar rápido, al armar tu próximo pedido, qué artículos le compras a cada proveedor — útil cuando trabajas con varios mayoristas y no quieres revisar producto por producto de memoria.
En Mindy, proveedores, distribuidores y pedidos de compra viven en un mismo módulo, y la recepción de mercadería contra un pedido actualiza tu inventario y costos sin trabajo extra. Mira el control de proveedores y compras.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un proveedor y un distribuidor?
El proveedor te vende directo (fábrica, mayorista); el distribuidor es un intermediario que reparte pedidos de varios proveedores. Se registran en secciones separadas.
¿Por qué es importante registrar el NIT del proveedor?
Porque lo necesitas para registrar los gastos de esa compra con factura electrónica (FEL).
¿Qué pasa si recibo mercadería sin ligarla a su pedido de compra?
El pedido se queda marcado como "pendiente" aunque ya tengas todo en bodega; siempre liga la recepción al pedido correspondiente.
¿El costo del producto se actualiza solo al recibir mercadería?
Puedes confirmarlo o actualizarlo en el momento de la recepción si el costo cambió respecto al pedido original.
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