El inventario en el sistema es solo un número. El inventario físico — lo que está en tus estantes y bodega — es la realidad. La diferencia entre los dos es tu pérdida.
Por qué es necesario hacer conteos físicos
Los sistemas son precisos solo si los datos que entran son correctos. Un producto que no se registró al recibirlo, una venta manual que no entró al sistema, una merma que no se anotó — todo crea diferencias. El conteo físico las descubre.
Frecuencia recomendada
- Conteo total: una vez al mes para negocios pequeños; trimestral para negocios grandes con muchos SKUs.
- Conteo cíclico (por zona o categoría): semanal. Cada semana revisas una parte del inventario. Al final del mes, has cubierto todo.
- Conteo de alta prioridad: los 20 productos más vendidos o de mayor valor, semanalmente.
Preparación: antes del conteo
- Congela los movimientos de inventario durante el conteo: no hagas recepciones de mercadería ni ventas sin el supervisor presente. Si tu negocio no puede cerrar, organiza el conteo antes de abrir o en horas de bajo flujo.
- Imprime o descarga la hoja de conteo del sistema con los nombres de los productos y las cantidades según el sistema. Deja una columna en blanco para el conteo físico.
- Asigna equipos: mínimo dos personas por zona. Una cuenta, la otra registra. Nunca una sola persona hace el conteo de lo que ella misma maneja.
El conteo: paso a paso
- Empieza por una zona o categoría, no saltes de un lado a otro.
- Cuenta físicamente cada producto sin mirar el número del sistema.
- Anota el conteo en la hoja.
- Al terminar una zona, ingresa los conteos al sistema.
- El sistema mostrará las diferencias.
Qué hacer con las diferencias
- Diferencias pequeñas (±1–2%): normales en negocios de volumen alto. Documenta y ajusta.
- Diferencias grandes: investiga antes de ajustar. ¿Hubo una venta sin registrar? ¿Una recepción incompleta? ¿Merma no documentada?
- Diferencias recurrentes en los mismos productos: señal de robo o proceso roto. Actúa.
En Mindy, el módulo de conteo físico te permite ingresar los conteos directamente en el sistema y ver las diferencias en tiempo real, por producto y por sucursal.
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